Acuerdo 7-2012 Corte Suprema de Justicia. Funciones del Archivo General de Protocolos

Legislación guatemalteca

FUNCIONES DEL ARCHIVO GENERAL DE PROTOCOLOS

ACUERDO NÚMERO 7-2012
CORTE SUPREMA DE JUSTICIA

CONSIDERANDO

Que al Archivo General de Protocolos, como dependencia de la Presidencia del Organismo Judicial, le corresponde entre otras funciones la de recibir, guardar y custodiar los tomos de Protocolo que en él se depositen por entrega voluntaria, fallecimiento, inhabilitación o ausencia de los notarios.

CONSIDERANDO

Que en ocasión del depósito de los tomos de Protocolo por parte de los notarios, sus albaceas, herederos o cualquier otra persona que los tenga en su poder, han acompañado a las mismas hojas de papel sellado especial para protocolo sin utilizar, las que quedan en custodia o para su destrucción en el Archivo General de Protocolos.

CONSIDERANDO

Que entre las funciones del Archivo General de Protocolos se encuentra el resguardo y conservación de los tomos de Protocolo que por cualquier causa depositen los notarios o cualquier otro obligado motivo por el cual se hace necesario emitir las disposiciones legales para regular la recepción, inutilización y destrucción de las hojas de papel sellado especial para protocolo que juntamente con los tomos se entreguen.

POR TANTO

Con fundamento en lo que establecen los artículos 54 inciso f) y 77 de la Ley del Organismo Judicial, e integrada esta Corte como corresponde,

ACUERDA

Artículo 1. El Archivo General de Protocolos es responsable de la recepción, guarda y conservación de los tomos de Protocolo que los notarios, sus albaceas, herederos, parientes o cualquier persona que los tuviera en su poder, u otro notario le entregue por cualquier motivo.

Artículo 2. Para los efectos del presente Acuerdo, queda entendido que el Protocolo que sea objeto de recepción se encuentra integrado por las escrituras públicas o matrices, las razones de legalización, las actas de protocolización, la razón de cierre, el Índice y los atestados.

Artículo 3. La entrega de los tomos de Protocolo podrá hacerse en la sede central del Archivo General de Protocolos, en la ciudad de Guatemala, en las delegaciones departamentales y regionales y en los juzgados de primera instancia civil en los departamentos en los que no haya delegación del Archivo General de Protocolos; en el acta que se faccione con ocasión a la entrega, se hará constar, además de lo indicado en el artículo siete de este Acuerdo, el estado en que se encuentran los tomos de protocolo.

Artículo 4. Cuando se trate de la entrega de tomos de Protocolo de notarios fallecidos, pensionados por vejez e inhabilitación absoluta, el Archivo General de Protocolos, recibirá junto con los tomos correspondientes, las hojas de papel sellado especial para protocolo que no hayan sido utilizadas y procederá en forma inmediata a su destrucción de conformidad con las disposiciones del presente Acuerdo.

En cuanto a la entrega temporal del Protocolo, sea esta voluntaria, por desempeño de cargo público o por ausentarse el notario por más de un año del país, el Archivo General de Protocolos se limitará a recibir únicamente los correspondientes tomos de Protocolo; no así las hojas de papel sellado especial para protocolo sin utilizar, mismas que deberán quedar en poder del notario, no obstante, si el notario no quisiera o no pudiera conservarlas, podrá entregarlas para su destrucción lo cual se hará constar en el acta administrativa en la que se establecerá expresamente la declaración de no uso de tales hojas, así como su autorización para la destrucción inmediata, la que será firmada y sellada por el notario interesado.

Artículo 5. El Director del Archivo General de Protocolos o en su caso el Sub Director designado, dictará de manera inmediata la resolución correspondiente, ordenando la destrucción de las hojas de papel sellado especial para protocolo sin utilizar que sean entregadas al Archivo General de Protocolos.

En la diligencia de destrucción estará presente el Director del Archivo General de Protocolos o en su caso el Sub Director designado, y si fuere posible, notario titular o la persona que entregó las hojas de papel sellado especial para protocolo sin utilizar. De todo lo actuado se faccionará acta administrativa que será suscrita por todas las personas que intervengan en el acto. En dicha acta se hará constar el nombre del notario que adquirió las hojas de papel sellado especial para protocolo, la cantidad de hojas destruidas, el número de orden, el número de registro y quinquenio al cual pertenecían.

Artículo 6. La resolución ordenando la destrucción de las hojas de papel sellado especial para protocolo sin utilizar y el diligenciamiento de su destrucción, se llevará a cabo en un solo acto sin interrupciones, durante el cual deberá encontrarse presente el Director del Archivo General de Protocolos o Sub Director designado.

Artículo 7. Cuando la entrega de los tomos de Protocolo y hojas de papel sellado especial para protocolo sin utilizar de notarios fallecidos, se lleve a cabo ante los jueces de primera instancia del ramo civil de los departamentos en los cuales no exista delegación del Archivo General de Protocolos, estos harán constar tal extremo en acta, consignando los datos siguientes:

a. Nombre del Notario;
b. Número de Colegiado;
c. Número de clave;
d. Número de tomos de Protocolo entregados; y
e. Cantidad de hojas de papel especial para protocolo sin utilizar haciendo constar en dicha acta, número de orden, de registro y quinquenio de las mismas. En este caso el juez de primera instancia que haya efectuado la recepción, remitirá dentro de los ocho días seguidos al Archivo General de Protocolos, los tomos de protocolo recibidos para su guarda y conservación y las hojas de papel sellado especial para protocolo sin utilizar, para su destrucción.

Artículo 8. La destrucción de las hojas de papel sellado especial para protocolo, podrá hacerse por trituración pulverización, incineración o cualquier otro medio que garantice la total inutilización de las mismas.

Artículo 9. Si las hojas de papel sellado especial para protocolo sin utilizar, estuvieren dentro de un tomo de protocolos empastado que existía en el Archivo General de Protocolos o se entreguen al mismo de esta manera, el Director del Archivo General de Protocolos o el Sub Director designado, autorizará la separación de dichas hojas del resto del tomo del protocolo, así como la destrucción de las mismas. El reempaste del o de los tomos correspondientes se harán en el Archivo por cuenta del mismo si fuere el caso.

Artículo 10. Los casos no previstos en este Acuerdo serán resueltos por el Director del Archivo General de Protocolos conforme el espíritu y sustancia del presente Acuerdo, que tiende a garantizar el no uso de las hojas de papel sellado especial para protocolo sin utilizar y a garantizar la seguridad jurídica y material en la recepción, conteo, verificación inutilización y destrucción de las hojas de papel sellado especial para protocolo sin utilizar.

Artículo 11. La Dirección del Archivo General de Protocolos llevará un registro de fácil consulta, en el que con la información asentada en las respectivas actas, genere un registro informático detallado y correlativo, con los datos indicados en el artículo cuatro del presente Acuerdo.

Artículo 12. El presente Acuerdo deroga en su totalidad el Acuerdo número cuarenta guion dos mil dos, de la Corte Suprema de Justicia, de fecha veinte de noviembre del mismo año.

Artículo 13. El presente Acuerdo entrará en vigencia el día siguiente de su publicación en el Diario de Centro América, órgano oficial de la República de Guatemala.

Dado en el Palacio de Justicia, en la ciudad de Guatemala, a los dieciocho días del mes enero de dos mil doce.

COMUNÍQUESE.

Thelma Esperanza Aldana Hernández,
Presidenta del Organismo Judicial y de la Corte Suprema de Justicia;

Erick Alfonso Álvarez Mancilla,
Magistrado Vocal Primero;

Gabriel Antonio Medrano Valenzuela,
Magistrado Vocal Tercero;

Gustavo Adolfo Mendizabal Mazariegos,
Magistrado Vocal Cuarto….

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Delegaciones del Archivo General de Protocolos

  1. Alta Verapaz (Cobán)
  2. Quetzaltenango
  3. Chiquimula
  4. Huehuetenango
  5. Escuintla
  6. Sacatepéquez
  7. Petén
  8. Izabal
  9. San Marcos
  10. Jutiapa
  11. Suchitepéquez

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